De belangrijkste reden om 'JA' te zeggen tegen transparantie binnen organisaties is dat de groep collega’s beter in staat is om goede beslissingen te nemen, maar er zijn ook grote nadelen. Mijn collega Lennard Toma heeft middels onderzoek aangetoond dat de perceptie van transparantie leidt tot meer bevlogen medewerkers. Het verschil tussen transparantie en de perceptie van transparantie zit vooral in het woord ‘mogen’. Mag je alles weten? Of weet je alles? Het eerste is ideaal, het tweede heeft ook een keerzijde: verlamming en afleiding.
Wanneer je slechte geluiden hoort (negatief klantsentiment of een rood banksaldo bijvoorbeeld) dan kan dat zorgen voor ruis in je kop. Dat geldt niet alleen voor teamleden, maar ook voor de top of de leiding van een bedrijf. Bij transparantie wordt er vaak van ‘boven naar beneden’ gedacht, maar wie in de top van een organisatie zit en het idee heeft dat zij/hij (ik draai het eens om inderdaad) alles te horen krijgt komt vaak bedrogen uit.
En dat is een zegen, ook al zou je denken van niet.
Wanneer je als leidinggevende alles weet kan je sneller angstig worden, bij het zien van niet al te rooskleurige parameters bijvoorbeeld. Je bent dan sneller geneigd om in te grijpen terwijl de groep ook zelf prima in staat zou kunnen blijken om het oplossen (zelfprojectie inderdaad). Daarnaast is het voor een leidinggevende niet altijd leuk om te horen hoe mensen over je denken. Je kan er krampachtiger door gaan handelen waardoor je minder jezelf bent. Transparantie lijkt (net als ‘loslaten’) een zakelijk toverwoord geworden. Het wordt gezien als een van de belangrijke voorwaarden om zelforganisatie te doen slagen en meer betrokken medewerkers te creëren. Die argumenten an sich bestrijd ik niet. Voor iedereen geldt: hoe minder je weet hoe minder je in staat bent om de juiste keuzes te maken. Hoe meer je mag weten hoe vrijer je je voelt om te opereren. Hoe meer geheimen er voor je zijn hoe minder je je ergens bij betrokken. Maar let op: je kunt makkelijk doorslaan in transparantie en daar wil ik je voor waarschuwen.
Het is deze week ‘de week van de werkstress’ (WTF, waarom bestaat dat??) en het AD schreef daarom een artikel met aandacht voor een onderzoek van TNO. Daarin geven zij aan dat bijna eenderde van de ondervraagden in het onderzoek van TNO een 'information-overload' op werk ervaart. Van degenen die dat aangeven verzuimt meer dan de helft door werkstress. Het verschil in ziekteverzuim tussen mensen die de hele dag informatie tot zich nemen versus degenen die dat slechts een aantal keer per dag doen lijkt aanzienlijk te zijn. Er is een groot verschil tussen het mogen weten van zaken en het werkelijk tot je nemen van informatie. Ik pleit ervoor dat iedereen toegang zou moeten krijgen tot cruciale informatie en dat transparantie absoluut hoog op de agenda gezet wordt binnen organisaties. Met een belangrijke toevoeging: ga het gesprek met elkaar aan over wat je echt wílt of moet willen weten. Bescherm elkaar voor een golf aan overbodige prikkels.
Het kan voor sommige lezers vreemd overkomen, 'coming from me', omdat ik me in een wat ongebruikelijke omgeving begeef als het gaat om organisatiecultuur. We staan er onder andere om bekend bij Keytoe dat 'alles' transparant is. Dat klopt, maar let op: er zijn heel veel collega's die lang niet alles weten. De buitenwereld gaat er vaak ten onrechte vanuit dat iedereen over alles mee wil beslissen als het is toegestaan om dat te doen. Niet waar. Hetzelfde geldt voor transparantie: je kunt alles transparant maken, maar niet iedereen kijkt op dashboards of speurt in de papieren om overal achter te komen. Gelukkig maar. Dat geldt ook voor mezelf: hoe meer ik weet, hoe sneller ik gek word. Hoe meer prikkels ik krijg, hoe minder ik zelf creëer of toevoeg. Als ik écht stuurinformatie nodig heb, dan kan ik het wel binnen een paar seconden vinden. Ik ben continu in gevecht met mezelf: soms wint de nieuwsgierigheid het, soms mijn verstand.
Ik wens jou en je collega's twee dingen toe: de vrijheid om alles te mogen weten én de wijsheid om alleen dat tot je te nemen wat je écht nodig hebt. Bescherm jezelf én je collega's. Het gevaar heet klaarblijkelijk een 'information-overload' en die wil je niet hebben. TNO heeft berekend dat ziekteverzuim 8.100 euro per werknemer per jaar kost. Dat komt sowieso niet allemaal door de mate van transparantie binnen organisaties, omdat die nog bij lange na niet op het wenselijke niveau is. Maar áls organisaties steeds transparanter worden: LET OP! Het is een lekkere taart, maar van teveel taart word je misselijk (en dik).
Praat erover met elkaar. Dat is de kant van transparantie die sowieso bijna altijd wenselijk is: de gevoelens van jou en van de ander.